表計算ファイルが増える原因は、便利だからではなく、「新しい集計が必要になったとき、既存のファイルを直すより複製するほうが手軽」だからです。複製が続くと、どれが最新か分からなくなります。まずは増え方を止めるルールが必要です。
1つ目は命名規則です。「年月_業務名_担当部署」のように、並べたとき意味が分かる形に統一します。「最新」「確定」「修正」といった言葉を名前に入れないのが原則で、版の管理は更新日とクラウドの履歴機能に任せます。
2つ目は保存場所、3つ目は更新者です。保存先は業務ごとに1か所に決め、個人のデスクトップには置きません。更新してよい人を明記し、それ以外は閲覧専用にしておくと、気づかないうちに数字が書き換わる事故を防げます。
4つ目は入力セルと計算セルの色分け、5つ目は年1回の棚卸しです。手入力してよいセルを色で示し、使われていないファイルは年度末にまとめて整理します。ここまで決めて運用しても限界が来た業務が、アプリ化の候補です。