Case Study
契約書と見積書の保管ルールを整備
士業事務所・従業員9名 ／ 2026年6月〜8月
- 3か月整備にかかった期間
- 1枚迷ったときの手順書
ご相談時の課題
契約書や見積書の控えが紙とパソコン内に混在し、必要な書類を探すのに時間がかかっていた。職員ごとにフォルダの作り方が違い、引き継ぎも難しい状態だった。
取り組んだこと
- 保管している書類の種類を洗い出し、保存期間の確認事項を一覧にした
- フォルダ構成と命名規則を決め、過去1年分を整理し直した
- 紙の原本を残す書類と電子で保管する書類を区別した
- 職員全員で30分の勉強会を行い、迷ったときの手順を1枚にした
結果
- 書類を探す時間が短くなり、新しい職員への引き継ぎが楽になった
- 保管ルールが文書として残り、属人的な管理を避けられた
難しい仕組みではなく、命名規則と置き場所を決めただけです。それでも探し物の時間が確実に減りました。
※ 数字は当社で把握している範囲の目安であり、成果をお約束するものではありません。