Case Study
紙の受注伝票を整理し転記を半減
建材卸売業・従業員35名 ／ 2026年2月〜6月
- 3回→1回同じ内容の転記回数
- 5か月計画から切り替えまで
- 6枚業務フロー図
ご相談時の課題
FAXで届く注文を事務担当が表計算に打ち直し、さらに請求用の別ファイルへも転記していた。月末は残業が増え、品番の打ち間違いによる出荷ミスが月に数件起きていた。
取り組んだこと
- 受注から請求までの流れを6枚の図にし、転記が3回発生している箇所を特定した
- 注文書の様式を取引先ごとに確認し、品番コードの入力ルールを統一した
- 受注一覧を1つの共有表に集約し、請求用の数字を自動で引き継ぐ形にした
- 1か月の並行運用後、旧ファイルを閲覧専用にして切り替えた
結果
- 転記が3回から1回になり、月末の事務作業の負担が軽くなった
- 品番の入力ミスによる出荷訂正が、導入前より目に見えて減った
FAXを見ながら打つ作業が当たり前になっていました。流れを図にしてもらって、無駄な転記が3回もあったと初めて分かりました。
※ 数字は当社で把握している範囲の目安であり、成果をお約束するものではありません。